Polityka Prywatności

§1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem platformy Pure Alpha (dalej: „Platforma”) jest:

• Pełna nazwa firmy: Pure Technology Arkadiusz Klijewski
• Adres siedziby: ul. Nektarowa 19 lok. b, 64-530 Kaźmierz, woj. wielkopolskie
• NIP: 7822354153 · REGON: 383727248
• Email kontaktowy: info@purealphahotel.pl
• Kontakt w sprawach ochrony danych: info@purealphahotel.pl

Zakres pojęcia „hotel”. Ilekroć w niniejszej Polityce mowa o hotelu, należy przez to rozumieć każdego Klienta korzystającego z Platformy — w tym restaurację i inny obiekt gastronomiczny (marka Pure Restaurant). Postanowienia dotyczące gościa hotelowego stosuje się odpowiednio do gościa takiego obiektu.

Administrator prowadzi działalność w formie: jednoosobowa działalność gospodarcza, wpisanej do rejestru Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Ta forma prawna nie obejmuje numeru KRS ani kapitału zakładowego — pozycje te nie występują i ich brak nie oznacza niekompletności danych rejestrowych.

Inspektor Ochrony Danych. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych — nie zachodzi żadna z przesłanek obowiązkowego wyznaczenia z art. 37 ust. 1 RODO. Zadania wynikające z przepisów o ochronie danych wykonuje bezpośrednio Administrator, a wskazany wyżej adres e-mail jest punktem kontaktowym, o którym mowa w art. 13 ust. 1 lit. a) RODO. Jeżeli w przyszłości wyznaczenie inspektora stanie się obowiązkowe albo Administrator podejmie taką decyzję dobrowolnie, jego dane kontaktowe zostaną opublikowane w niniejszej sekcji, a wyznaczenie zgłoszone Prezesowi UODO.

Platforma Pure Alpha jest dostępna pod adresem: https://purealphahotel.pl

Administrator dokłada wszelkich starań, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: „RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa.

§2. Zakres Stosowania

Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy przetwarzania danych osobowych następujących kategorii osób:

• Użytkowników Platformy — pracowników hoteli korzystających z systemu Pure Alpha w ramach umowy z Usługobiorcą (hotelem).
• Gości hotelowych — osób, których dane przetwarzane są przez moduły CRM, Live Panel oraz integracje PMS.
• Subskrybentów newslettera — osób, które wyraziły zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej za pośrednictwem modułu komunikacji email marketingowej.
• Użytkowników hotelowej sieci WiFi — osób korzystających z modułu rejestracji w sieci hotelowej w obiektach hotelowych.
• Osób kontaktujących się telefonicznie — rozmówców obsługiwanych przez moduł obsługi rozmów telefonicznych.
• Osób, których dane pojawiają się w korespondencji email — nadawców i odbiorców wiadomości przetwarzanych w module CRM.
• Osób, których dane pojawiają się w recenzjach i wiadomościach social media — autorów recenzji, komentarzy i wiadomości prywatnych na platformach społecznościowych zarządzanych za pośrednictwem Platformy.
• Użytkowników aplikacji mobilnych Pure Alpha — osób korzystających z aplikacji Pure Alpha Group (com.purealpha.group), Pure Alpha Employee (com.purealpha.employee), Pure Alpha Loyal (com.purealpha.loyal) lub PureRestaurant (com.purealpha.restaurant) dystrybuowanych przez Google Play Store i Apple App Store. Szczegółowy zakres przetwarzania dla każdej aplikacji opisuje §17 niniejszej Polityki.

Podstawa informacyjna: Niniejsza Polityka realizuje obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 RODO (dla danych zbieranych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą — m.in. Użytkownicy Platformy, Subskrybenci newslettera, Osoby kontaktujące się telefonicznie) oraz art. 14 RODO (dla danych pozyskanych pośrednio — m.in. Goście hotelowi, których dane wprowadza Usługobiorca; Osoby, których dane pojawiają się w korespondencji email; Autorzy recenzji i komentarzy w social mediach zarządzanych za pośrednictwem Platformy). Zgodnie z art. 14 ust. 3 RODO, informacje te są udostępniane najpóźniej w ciągu jednego miesiąca od uzyskania danych pośrednio, w ramach pierwszego komunikatu lub za pośrednictwem publicznie dostępnej strony Polityki Prywatności.

§3. Dane, Które Zbieramy

Poniżej przedstawiamy szczegółowy wykaz kategorii danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem Platformy, z podziałem na moduły funkcjonalne.

3.1. Dane konta użytkownika

• Imię i nazwisko
• Adres email
• Numer telefonu (opcjonalnie)
• Hasło (przechowywane wyłącznie w formie zahashowanej algorytmem bcrypt z 12 rundami solenia — oryginalne hasło nie jest nigdy zapisywane)
• Zdjęcie profilowe (avatar)
• Stanowisko
• Departament
• Rola w systemie (np. Administrator, Manager, Recepcja, Sprzedaż)
• Podpis email

3.2. Dane sesji i logowania

• Token sesji (JWT)
• Adres IP — przechowywany w zapisie sesji użytkownika, sesji gościa oraz w dzienniku zdarzeń uwierzytelniania dwuskładnikowego. Służy wyłącznie bezpieczeństwu konta (rozpoznanie nietypowego logowania, zdalne wylogowanie urządzenia) i jest usuwany razem z rekordem sesji.
• W dzienniku audytu (§13) adres IP zapisywany jest wyłącznie w postaci skrótu SHA-256 z solą — w tej tabeli oryginalny adres nie jest przechowywany.
• User agent przeglądarki
• Geolokalizacja (kraj, miasto — uzyskiwana z nagłówków sieci CDN, bez precyzyjnego pozycjonowania)
• Urządzenie, przeglądarka, system operacyjny
• Data i godzina logowania
• Metoda logowania (hasło / Google OAuth / uwierzytelnianie dwuskładnikowe 2FA)

3.3. Dane gości hotelowych

• Imię i nazwisko
• Numer telefonu
• Adres email
• Typ i numer dokumentu tożsamości
• Obywatelstwo
• Adres zamieszkania (ulica, miasto, kod pocztowy, kraj)
• Preferowany język
• Preferencje pobytu
• Status VIP
• Poziom lojalności
• Tytuł, płeć, data urodzenia
• Nazwa firmy, NIP (w przypadku gości biznesowych)
• Numer programu lojalnościowego
• Zgoda marketingowa (status, źródło wyrażenia zgody, data wyrażenia zgody)
• Zgoda RODO (data wyrażenia zgody)

3.4. Dane CRM (sprzedaż i oferty)

• Nazwa firmy
• Osoba kontaktowa (imię, nazwisko)
• Adres email
• Numer telefonu
• NIP, REGON, KRS
• Adres firmy
• Język gościa / klienta
• Narodowość
• Status VIP
• Korespondencja email: nadawca, odbiorca, temat, treść wiadomości, podsumowanie wygenerowane przez AI, analiza sentymentu

3.5. Dane płacowe pracowników

• Imię i nazwisko
• Stanowisko
• Departament
• Wynagrodzenie brutto
• Całkowity koszt pracodawcy
• Typ umowy
• Adres email
• Numer telefonu
• Kontakt awaryjny
• Identyfikator karty chipowej (wykorzystywany w module totemu rejestracji czasu pracy)

3.6. Dane WiFi (hotelowa sieć bezprzewodowa)

Dane zbierane podczas rejestracji w hotelowej sieci WiFi:

• Adres email
• Imię i nazwisko
• Dostawca logowania społecznościowego (jeśli dotyczy — np. Facebook Login)
• Identyfikator społecznościowy
• Numer pokoju
• Adres MAC urządzenia
• Typ urządzenia
• Język przeglądarki
• Akceptacja regulaminu (data i godzina)
• Zgoda marketingowa
• Data urodzenia

Dane sesji WiFi (zbierane automatycznie):

• Adres MAC urządzenia
• Adres IP
• User agent
• Typ urządzenia
• Czas trwania sesji
• Ilość przesłanych danych (upload/download)

3.7. Dane subskrybentów newslettera

• Adres email
• Imię i nazwisko
• Nazwa firmy (opcjonalnie)
• Numer telefonu (opcjonalnie)
• Zgoda na przetwarzanie: status zgody, data wyrażenia zgody, źródło zgody, podstawa prawna, adres IP w momencie wyrażenia zgody

3.8. Dane z modułu obsługi rozmów telefonicznych

• Numer telefonu rozmówcy
• Identyfikator połączenia (SID)
• Nagranie rozmowy (plik audio)
• Transkrypcja rozmowy (zob. §6.2 — szczegóły dostawcy i podstawy prawnej)
• Analiza sentymentu i jakości rozmowy
• Podsumowanie rozmowy wygenerowane przez AI

Dane PII (Personally Identifiable Information) w transkrypcjach są automatycznie maskowane po przetworzeniu. Maskowanie obejmuje: numery kart kredytowych, numery PESEL, numery NIP, adresy email oraz numery telefonów.

3.9. Dane social media

Dane kont społecznościowych:

• Platforma (Facebook, Instagram, Google My Business, YouTube)
• Identyfikator konta
• Nazwa konta
• Identyfikator strony (Page ID)
• Tokeny dostępowe (szyfrowane silnym szyfrowaniem symetrycznym branżowego standardu przed zapisem)
• Tokeny odświeżające (szyfrowane)
• Zakres uprawnień (scope)
• Data wygaśnięcia tokenu

Wiadomości przychodzące (inbox):

• Nadawca: nazwa, handle (identyfikator), zdjęcie profilowe
• Treść wiadomości
• Załączniki
• Analiza sentymentu, intencji i języka (generowana przez AI)

3.10. Dane Live Panel (widget rezerwacyjny)

Zdarzenia wyświetlenia (zbierane automatycznie):

• Hash adresu IP
• User agent przeglądarki
• Referer (strona odsyłająca)
• Kraj i miasto (z nagłówków sieci CDN)
• Identyfikator sesji
• Czas spędzony na stronie
• Głębokość przewijania

Zapytania i rezerwacje:

• Nazwa firmy
• Osoba kontaktowa (imię, nazwisko)
• Adres email
• Numer telefonu
• Adres IP, user agent
• Dane UTM (source, medium, campaign — do analizy źródeł ruchu)
• Identyfikator transakcji u certyfikowanych operatorów płatności (rejestr KNF)

Zgody RODO (Live Panel):

• Akceptacja regulaminu
• Akceptacja polityki prywatności
• Zgoda marketingowa (z adresem IP i datą wyrażenia zgody)

3.11. Dane podpisów elektronicznych

W module umów i kalkulacji (e-podpis):

• Dane klienta: firma, NIP, adres email, numer telefonu
• Identyfikator śledzenia dokumentu
• Liczba wyświetleń dokumentu
• Hash adresu IP osoby akceptującej
• Data i godzina podpisu
• Dane podpisującego (imię, nazwisko, stanowisko)

3.12. Dane płatności

• Identyfikator transakcji u certyfikowanych operatorów płatności (rejestr KNF)
• Kwota i waluta
• Status płatności
• Typ karty i ostatnie 4 cyfry karty (pobierane z systemu PMS)

Ważne: Pure Alpha nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych. Przetwarzanie kart odbywa się wyłącznie przez certyfikowanych operatorów płatności (rejestr KNF) — operatorów płatności posiadających certyfikat PCI DSS Level 1 — najwyższy poziom zgodności ze standardami bezpieczeństwa danych kart płatniczych.

3.13. Dane automatycznie zbierane (cookies i technologie śledzenia)

• Cookies sesji (NextAuth — do uwierzytelniania użytkowników)
• localStorage: zgoda analityczna, preferencje interfejsu użytkownika
• Token sesji Employee App — plik cookie z atrybutem HttpOnly (nie localStorage; zob. §12)
• Token weryfikacji anty-bot (ochrona przed automatycznymi atakami)

§4. Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania

Poniższa tabela przedstawia cele przetwarzania danych osobowych, kategorie przetwarzanych danych oraz odpowiednie podstawy prawne wynikające z RODO.

§5. Szczególne kategorie danych osobowych (Art. 9 RODO)

Co do zasady Platforma nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO. W wyjątkowych przypadkach przetwarzanie takich danych może wystąpić w następujących kontekstach:

• Dane biometryczne (głos) — moduł obsługi rozmów telefonicznych przetwarza nagrania rozmów telefonicznych, które mogą zawierać cechy biometryczne głosu. Przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda osoby dzwoniącej, udzielana przez odsłuchanie komunikatu IVR) oraz art. 9 ust. 2 lit. f RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń).
• Dane dotyczące zdrowia — w module zarządzania gośćmi hotel może odnotować informacje o szczególnych potrzebach gościa (np. alergie pokarmowe, dostępność dla osób z niepełnosprawnością). Przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda gościa) wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi hotelowej.

Usługobiorca jako administrator danych odpowiada za pozyskanie wymaganych zgód od osób, których dane dotyczą, przed wprowadzeniem szczególnych kategorii danych do Platformy.

§6. Przetwarzanie Danych przez Sztuczną Inteligencję

Platforma wykorzystuje usługi sztucznej inteligencji (AI) do realizacji swoich funkcji. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje o każdej z wykorzystywanych usług AI, zakresie przetwarzanych danych, lokalizacji przetwarzania oraz mechanizmach zabezpieczających.

6.1. Modele językowe AI (generowanie i analiza tekstu)

• Dostawca: Enterprise LLM provider z lokalizacją przetwarzania w EOG (region krajowy lub regionalny EOG).
• Lokalizacja przetwarzania: wyłącznie w EOG (Polska lub regionalny EOG) — pełna suwerenność danych w EOG, bez transferu poza Europejski Obszar Gospodarczy.
• Cel: generowanie treści (m.in. komunikacja email, materiały marketingowe, ofertowanie), OCR dokumentów (faktury, umowy), analiza sentymentu, automatyczne propozycje odpowiedzi na opinie i wiadomości.
• Dane przetwarzane: treści promptów (mogą zawierać dane hotelu i fragmenty dokumentów z danymi osobowymi takimi jak imiona, adresy, NIP).
• Retencja u dostawcy: usługa jest objęta klauzulą „no training on customer data” — dane (prompty) Klienta nie są wykorzystywane do trenowania ani ulepszania modeli; prompty nie są przechowywane po przetworzeniu poza zakresem niezbędnym do realizacji żądania.
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO.

6.2. Synteza i transkrypcja mowy AI

Synteza mowy (text-to-speech):

• Dostawca: Industry-standard text-to-speech vendor z siedzibą poza EOG.
• Lokalizacja przetwarzania i podstawa transferu: transfer poza EOG na podstawie Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych Decyzją Wykonawczą Komisji Europejskiej (UE) 2021/914. Dostawca NIE jest certyfikowany w ramach EU-US Data Privacy Framework — transfer odbywa się wyłącznie na podstawie SCC oraz oceny skutków transferu (Transfer Impact Assessment, TIA).
• Cel: synteza głosu dla asystenta głosowego obsługującego rozmowy telefoniczne (w przypadku gdy hotel korzysta z tej funkcji).
• Dane przetwarzane: skrypty głosowe (treść wypowiedzi asystenta) oraz wygenerowane audio. Do syntezy nie jest przekazywany surowy głos rozmówcy.
• Dodatkowe zabezpieczenie: dane przekazywane do dostawcy nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora i hotelu w zapewnieniu jakości obsługi). Podstawa ta dotyczy wyłącznie samej syntezy głosu asystenta, czyli wytworzenia audio z tekstu wypowiedzi bota — nie obejmuje nagrywania ani transkrypcji rozmowy, które opierają się na zgodzie rozmówcy (zob. niżej i §4).

Transkrypcja mowy (speech-to-text):

• Dostawca: transkrypcję wytwarza ten sam dostawca asystenta głosowego z siedzibą poza EOG, który prowadzi rozmowę — jako element usługi konwersacyjnej, a nie jako odrębna usługa STT. Transfer poza EOG odbywa się na tych samych zasadach co przy syntezie mowy (SCC 2021/914 oraz TIA — zob. wyżej).
• Moment przetwarzania: po zakończeniu rozmowy dostawca przekazuje transkrypcję do Platformy; Platforma szyfruje treść przed zapisem i przechowuje ją powiązaną z rekordem połączenia.
• Dane: nagrania i transkrypcje rozmów telefonicznych mogą zawierać dane osobowe rozmówców; dane te podlegają zabezpieczeniu zgodnie z §13, a PII w transkrypcjach jest maskowane po przetworzeniu (§3.8).
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO — zgoda rozmówcy, odbierana na początku połączenia razem ze zgodą na nagrywanie. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3 RODO), pisząc na adres kontaktowy wskazany w §1.
• Rozwiązanie docelowe: self-hosted infrastruktura speech-to-text w EOG (bez transferu poza EOG), wdrażana gdy liczba obsługiwanych hoteli przekroczy próg rentowności tego rozwiązania. Do czasu jej wdrożenia obowiązuje opis powyżej.

Dla pełnej przejrzystości: nagrywanie rozmowy i jej transkrypcja opierają się na zgodzie rozmówcy (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jest podstawą wyłącznie dla syntezy głosu asystenta. Ten sam podział obowiązuje w §4 (tabela celów) i §9 (tabela retencji); w razie rozbieżności rozstrzyga niniejszy §6.2.

Administrator przeprowadził Ocenę Skutków dla Ochrony Danych (DPIA) zgodnie z art. 35 RODO w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, monitorowania zachowań gości za pośrednictwem modułów analitycznych oraz przetwarzania danych biometrycznych w module obsługi rozmów telefonicznych. Wyniki DPIA są dostępne do wglądu na uzasadnione żądanie organu nadzorczego.

§7. Odbiorcy Danych — Podprocesorzy

W celu świadczenia usług Platformy Administrator korzysta z usług podprocesorów (podmiotów przetwarzających dane na zlecenie Administratora). Zgodnie z Art. 13 ust. 1 lit. e RODO, który dopuszcza ujawnienie „odbiorców lub kategorii odbiorców”, poniżej przedstawiamy podprocesorów w ujęciu kategorialnym. Każdy podprocesor przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonego mu zadania, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (Art. 28 RODO).

Powierzenie przetwarzania danych osobowych podprocesorom odbywa się na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zgodnych z art. 28 RODO. Szczegółowe warunki powierzenia określa Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA) dostępna pod adresem purealphahotel.pl/dpa.

Administrator może zmienić listę podprocesorów. O każdej zmianie (dodaniu nowego podprocesora lub zastąpieniu dotychczasowego) Administrator poinformuje Usługobiorców z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, umożliwiając zgłoszenie sprzeciwu wobec nowego podprocesora.

§8. Transfer Danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Część podprocesorów wymienionych kategorialnie w §7 może być zlokalizowana poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) lub korzystać z dostawców globalnych. Każdy taki transfer realizowany jest zgodnie z wymogami wynikającymi z wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE w sprawie Schrems II (C-311/18) oraz Zaleceń EROD 01/2020 dotyczących środków uzupełniających.

Mechanizmy transferu stosowane przez Pure Alpha:

• Standardowe Klauzule Umowne (SCC) — zatwierdzone Decyzją Wykonawczą Komisji Europejskiej (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r. (Moduły 2 oraz 3), zawierane z każdym podprocesorem transferującym dane poza EOG.
• EU-US Data Privacy Framework (DPF) — dla podmiotów amerykańskich certyfikowanych w ramach DPF, na podstawie Decyzji Wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r.; stosowany łącznie z SCC jako zabezpieczenie defense-in-depth. Tam, gdzie dostawca nie jest certyfikowany w ramach DPF, transfer opiera się wyłącznie na SCC oraz ocenie skutków transferu (TIA).
• Decyzja o adekwatności ochrony danych (Art. 45 RODO) — dla państw trzecich objętych decyzją o adekwatności Komisji Europejskiej.
• Ocena skutków transferu (Transfer Impact Assessment, TIA) — przeprowadzana dla każdego transferu poza EOG nieobjętego decyzją o adekwatności (TIA per case).

Imienne wskazanie dostawców objętych poszczególnymi mechanizmami transferu, wraz z kopiami Standardowych Klauzul Umownych oraz ocen skutków transferu (TIA), jest udostępniane Klientom korporacyjnym oraz audytorom na żądanie po zawarciu umowy poufności (NDA) — patrz §7. Zapytania należy kierować na adres email: info@purealphahotel.pl

§9. Okres Przechowywania Danych

Administrator przechowuje dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez okres wymagany przepisami prawa. Poniższa tabela określa okresy przechowywania poszczególnych kategorii danych.

Po upływie okresu przechowywania dane osobowe są trwale usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osób, których dane dotyczą.

Cykl usuwania danych: Usunięcie rekordu przebiega dwuetapowo. Najpierw rekord zostaje oznaczony jako usunięty i przestaje być dostępny w aplikacji. Następnie, po upływie określonego okresu ochronnego, dane są trwale usuwane z bazy danych. Faza ochronna NIE jest realizacją prawa do bycia zapomnianym (Art. 17 RODO) — to wyłącznie mechanizm odzyskiwania na wypadek pomyłki. Trwałe usunięcie następuje automatycznie po upływie okresu ochronnego LUB natychmiast na uzasadnione żądanie osoby, której dane dotyczą.

Wymóg podania danych i konsekwencje niepodania (Art. 13 ust. 2 lit. e RODO): Podanie danych osobowych dla celów świadczenia usługi Platformy oraz wykonania umowy z Usługobiorcą jest wymogiem umownym. Brak podania danych niezbędnych do uwierzytelnienia (email, hasło) lub kontekstu pracy (przypisanie do hotelu) uniemożliwi korzystanie z Platformy. Podanie danych dla celów marketingowych (newsletter, profilowanie modułu komunikacji marketingowej) jest dobrowolne — brak zgody nie wpływa na możliwość korzystania z podstawowych funkcji Platformy.

§10. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane za pośrednictwem Platformy, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

10.1. Prawo dostępu (Art. 15 RODO)

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo uzyskać od Administratora potwierdzenie, czy przetwarzane są dotyczące jej dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce — uzyskać dostęp do tych danych oraz otrzymać kopię przetwarzanych danych osobowych wraz z informacjami o celach przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach, planowanym okresie przechowywania oraz przysługujących prawach.

10.2. Prawo do sprostowania (Art. 16 RODO)

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądać niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych osobowych oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

10.3. Prawo do usunięcia „prawo do bycia zapomnianym” (Art. 17 RODO)

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądać niezwłocznego usunięcia danych osobowych w następujących przypadkach:

• Dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane.
• Osoba cofnęła zgodę, na której opierało się przetwarzanie, i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania.
• Osoba wnosi sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania.
• Dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem.
• Dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego.

10.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (Art. 18 RODO)

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądać ograniczenia przetwarzania w przypadku, gdy: kwestionuje prawidłowość danych, przetwarzanie jest niezgodne z prawem a osoba sprzeciwia się usunięciu, Administrator nie potrzebuje już danych ale są one potrzebne osobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub osoba wniosła sprzeciw wobec przetwarzania — do czasu stwierdzenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne.

10.5. Prawo do przenoszenia danych (Art. 20 RODO)

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać dotyczące jej dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (CSV lub JSON) oraz ma prawo przesłać te dane innemu administratorowi bez przeszkód. Prawo to dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, których przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

10.6. Prawo do sprzeciwu (Art. 21 RODO)

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych opartego na Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes), w tym wobec profilowania. W przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego — dane nie będą już przetwarzane w tym celu.

10.7. Prawo do cofnięcia zgody

W zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody (Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), osoba, której dane dotyczą, ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

10.8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, strona internetowa: uodo.gov.pl.

Wśród gości obiektów korzystających z Platformy Pure Alpha znajdują się osoby będące rezydentami innych państw Unii Europejskiej. Zgodnie z art. 77 RODO osoba, której dane dotyczą, może wnieść skargę do organu nadzorczego w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia — nie tylko do polskiego UODO. Poniżej znajduje się pomocniczy wykaz wybranych organów nadzorczych UE/EFTA:

• Polska: Urząd Ochrony Danych Osobowych — UODO (organ właściwy dla jurysdykcji Administratora) (uodo.gov.pl)
• Francja: Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés — CNIL (cnil.fr)
• Belgia: Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit — APD/GBA (autoriteprotectiondonnees.be)
• Hiszpania: Agencia Española de Protección de Datos — AEPD (aepd.es)
• Portugalia: Comissão Nacional de Protecção de Dados — CNPD (cnpd.pt)
• Niemcy: Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) oraz krajowe organy landów, np. Der Landesbeauftragte für Datenschutz Baden-Württemberg (bfdi.bund.de)
• Włochy: Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it)
• Niderlandy: Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl)
• Irlandia: Data Protection Commission — DPC (dataprotection.ie)
• Austria: Österreichische Datenschutzbehörde — DSB (dsb.gv.at)
• Pozostałe państwa UE/EFTA: pełny wykaz krajowych organów nadzorczych prowadzi Europejska Rada Ochrony Danych (EDPB).

Pełną i aktualną listę organów nadzorczych wszystkich państw członkowskich można znaleźć na stronie Europejskiej Rady Ochrony Danych (European Data Protection Board — EDPB): https://www.edpb.europa.eu/. Skargę można zazwyczaj złożyć przez formularz internetowy organu, listownie lub drogą elektroniczną — zgodnie z procedurą wskazaną na stronie właściwego organu nadzorczego.

10.9. Prawo do dyspozycji danymi po śmierci (post-mortem instructions)

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do wskazania dyspozycji dotyczących swoich danych osobowych po śmierci — w szczególności co do dalszego przechowywania, usunięcia lub przekazania danych wskazanym osobom. Dyspozycje należy złożyć Administratorowi w formie pisemnej (na adres siedziby wskazany w §1) lub w formie elektronicznej (na adres info@purealphahotel.pl).

W przypadku braku takich dyspozycji osoby bliskie zmarłego oraz spadkobiercy mogą wykonywać prawa dotyczące danych w zakresie wynikającym z przepisów prawa krajowego — w szczególności w ramach ochrony dóbr osobistych osób bliskich zmarłego (kult pamięci osoby zmarłej) zgodnie z art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego, stosowanych wobec naruszeń uczuć osób bliskich, oraz na podstawie przepisów spadkowych regulujących przechodzenie roszczeń majątkowych. Sam fakt, że RODO nie ma zastosowania do danych osób zmarłych, wynika z motywu 27 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), zgodnie z którym uregulowanie przetwarzania danych osób zmarłych pozostawiono państwom członkowskim; w polskim porządku prawnym ochronę tę realizują wskazane wyżej przepisy o ochronie dóbr osobistych osób bliskich oraz przepisy spadkowe.

Realizacja praw

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem drogą elektroniczną na adres operacyjny RODO: info@purealphahotel.pl albo pisemnie na adres siedziby: ul. Nektarowa 19 lok. b, 64-530 Kaźmierz, woj. wielkopolskie. Administrator udzieli odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania. Termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące w przypadku skomplikowanych lub licznych żądań, o czym osoba zostanie poinformowana w ciągu pierwszego miesiąca.

Mechanizmy techniczne realizacji praw

Platforma udostępnia następujące mechanizmy techniczne ułatwiające realizację praw osób, których dane dotyczą:

• Eksport danych z modułu obsługi rozmów telefonicznych — mechanizm eksportu danych rozmów telefonicznych dostępny administratorowi hotelu po weryfikacji żądania osoby, której dane dotyczą. Umożliwia eksport wszystkich danych rozmów (logi połączeń, transkrypcje, analizy, nagrania) powiązanych z danym numerem telefonu.
• Usunięcie danych z modułu obsługi rozmów telefonicznych — mechanizm trwałego usunięcia danych rozmów telefonicznych (transkrypcji, analiz, alertów) z oznaczeniem nagrań do usunięcia w cyklu retencji. Operacja jest nieodwracalna i wymaga podania uzasadnienia.
• Usunięcie danych Meta — callback Meta Platforms obsługujący żądania usunięcia danych przesyłane przez tego dostawcę.
• Wypisanie z newslettera — link do wypisania w każdym emailu newslettera, z natychmiastowym skutkiem.
• Eksport kontaktów newslettera — eksport do formatu CSV.
• Strona /data-deletion — publiczna strona z instrukcjami dotyczącymi żądania usunięcia danych.

Zgodnie z art. 19 RODO, Administrator informuje o każdym sprostowaniu, usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzania każdego odbiorcę, któremu ujawniono dane osobowe, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku. Administrator informuje osobę, której dane dotyczą, o tych odbiorcach, jeżeli osoba ta tego zażąda.

§11. Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji i Profilowanie

Platforma wykorzystuje algorytmy sztucznej inteligencji do następujących operacji:

• Generowanie treści tekstowych i wizualnych (posty, emaile, opisy, obrazy)
• Analiza sentymentu recenzji, wiadomości i rozmów telefonicznych
• Klasyfikacja wiadomości (intencja, język, priorytet)
• Rekomendacje działań sprzedażowych i marketingowych
• Scoring jakości rozmów telefonicznych
• Podsumowywanie korespondencji email i rozmów

Sztuczna inteligencja NIE podejmuje automatycznie decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osoby, których dane dotyczą (Art. 22 ust. 1 RODO). W szczególności:

• Wszystkie decyzje oparte na wynikach działania AI mają charakter wyłącznie pomocniczy i informacyjny.
• Każda treść wygenerowana przez AI wymaga weryfikacji i zatwierdzenia przez użytkownika Platformy przed publikacją lub wykorzystaniem.
• Analiza sentymentu i scoring jakości rozmów mają charakter informacyjny — nie prowadzą do automatycznego podejmowania decyzji wobec osób (np. nie wpływają automatycznie na warunki umowy, cenę, dostęp do usług).
• Żadne zautomatyzowane przetwarzanie nie prowadzi do odmowy świadczenia usług, dyskryminacji ani do innych skutków prawnych wobec osób.

§11.1 Moduł komunikacji marketingowej — klasyfikator intencji i przekierowania do konsultanta

Platforma zawiera moduł komunikacji marketingowej i analityki zachowań, który na stronach internetowych Klientów (hoteli) zbiera zdarzenia behawioralne (kliknięcia, czas na stronie, ścieżki nawigacji) i wykorzystuje je do:

• IntentScore (8 sygnałów, 0–100, segment cold/warm/hot) — heurystyczne oszacowanie intencji rezerwacji oparte na deterministycznych regułach (NIE jest to model ML uczony na danych osobowych). Wynik służy do wyświetlenia spersonalizowanego widgetu (np. powitanie, oferta, czat). Maksymalna konsekwencja: pojawienie się komunikatu na stronie. Brak jakichkolwiek skutków prawnych w rozumieniu Art. 22 ust. 1 RODO.
• Handoff classifier (chatbot) — klasyfikator decydujący, czy zaprosić sprzedawcę-człowieka do rozmowy (na podstawie słów-kluczy: cena/dostępność/decyzja). Konsekwencja: zaproszenie pracownika hotelu do rozmowy. Sprzedawca i tak samodzielnie podejmuje wszystkie decyzje — klasyfikator nie ma skutku prawnego.
• Analiza sentymentu rozmów telefonicznych — ocena emocjonalnego tonu konwersacji (pozytywny / neutralny / negatywny). Wynik jest informacyjny dla menedżera hotelu — nie wpływa automatycznie na cenę, warunki czy decyzję wobec Gościa.

Identyfikator paId: Moduł komunikacji marketingowej używa pseudonimowego identyfikatora 1st-party (paId) wygenerowanego jako HMAC-SHA256 z pepperem przechowywanym w sejfie kluczy infrastruktury chmurowej w EOG — nie jest to surowy email ani trwały identyfikator cross-site. Stosujemy lokalny storage przeglądarki (NIE fingerprinting, NIE third-party cookies).

Prawo sprzeciwu (Art. 21 RODO): w dowolnym momencie możesz wnieść sprzeciw wobec profilowania w module komunikacji marketingowej. W tym celu napisz na adres kontaktowy wskazany w §1 lub wycofaj zgodę cookies w bannerze. Po sprzeciwie:

• Tracking eventów modułu komunikacji marketingowej zostanie wyłączony dla Twojego identyfikatora paId.
• Identyfikator paId w localStorage zostanie usunięty wraz z flagami widgetów (pa_welcome_shown, pa_popup_budget, push endpoint, scarcity flags).
• Historyczne zdarzenia zostaną zanonimizowane po 30 dniach zgodnie z wewnętrzną polityką retencji modułu.

§11.2 Profilowanie sprzedażowe — Pure CRM (scoring leadów)

W module Pure CRM stosujemy automatyczne ocenianie zapytań sprzedażowych („leadScore”) — deterministyczną heurystykę typu „soft signal”, która nadaje zapytaniu punktację w skali 0–100 na podstawie wyłącznie regułowej logiki. Brak modeli uczenia maszynowego, brak „czarnej skrzynki”. Punktacja powstaje na podstawie:

• kompletności danych firmowych podanych przez nadawcę zapytania (NIP, e-mail kontaktowy, dane spółki),
• historii odpowiedzi i zaangażowania w korespondencji e-mail z hotelem,
• rodzaju i deklarowanej skali planowanego wydarzenia (liczba gości, typ eventu).

Profilowanie sprzedażowe NIE jest decyzją automatyczną w rozumieniu art. 22 RODO. Każde zapytanie zawsze przechodzi przez operatora-człowieka, który podejmuje decyzję o sposobie obsługi. Scoring nie wpływa na cenę oferty, na dostęp do usług ani na warunki umowy. Wpływa wyłącznie na priorytet w kolejce do pierwszego kontaktu operatora.

• Konsekwencja niskiego leadScore: dłuższe oczekiwanie na pierwszy kontakt ze strony operatora — nigdy odmowa obsługi, nigdy wyższa cena.
• Prawa, które zawsze przysługują: prawo sprzeciwu (art. 21 RODO), prawo do interwencji ludzkiej (każde zapytanie i tak obsługuje człowiek) oraz prawo do informacji o logice oceniania — na żądanie skierowane do info@purealphahotel.pl.

Pełny opis ryzyk, środków minimalizacji i podstaw prawnych znajduje się w Ocenie Skutków dla Ochrony Danych (DPIA) dla profilowania AI, dostępnej na żądanie pod adresem kontaktowym wskazanym w §1.

§12. Pliki Cookies i Technologie Śledzenia

Platforma wykorzystuje następujące pliki cookies i technologie przechowywania danych po stronie przeglądarki:

Pliki cookies

localStorage (przechowywanie lokalne)

Pure Engage (moduł komunikacji marketingowej): Pure Engage NIE używa third-party cookies oraz NIE stosuje fingerprinting. Identyfikator paId jest pseudonimem 1st-party wyliczanym jako HMAC-SHA256 z pepperem przechowywanym w warstwie sejfu kluczy infrastruktury chmurowej w EOG.

Zarządzanie cookies: Użytkownik może zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej, w tym blokować lub usuwać pliki cookies. Należy pamiętać, że usunięcie plików cookies niezbędnych może uniemożliwić prawidłowe korzystanie z Platformy.

Podstawa prawna cookies: Wykorzystywanie plików cookies niezbędnych do świadczenia usługi opiera się na art. 5 ust. 3 Dyrektywy 2002/58/WE (DyrektywaePrivacy) oraz art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo Komunikacji Elektronicznej (PKE; obowiązuje od 10 listopada 2024 r., zastępując art. 173 uchylonej ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. — Prawo telekomunikacyjne), które zezwalają na przechowywanie informacji na urządzeniu końcowym użytkownika, gdy jest to konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika. Cookies analityczne i marketingowe stosowane są wyłącznie za odrębną, wyraźną zgodą wyrażoną w mechanizmie zgody na cookies (CMP), spełniającą wymogi art. 4 pkt 11 i art. 7 RODO oraz Wytycznych EROD 05/2020 — niezależnie od akceptacji Regulaminu Platformy.

§13. Bezpieczeństwo Danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Wdrożone środki bezpieczeństwa obejmują:

• Szyfrowanie w transmisji: TLS 1.2+ (protokół HTTPS wymuszony na wszystkich połączeniach, nagłówek HSTS z dyrektywą preload).
• Szyfrowanie w spoczynku: AES-256 (pliki w warstwie obiektowej storage, dane w relacyjnej bazie danych oraz pamięci podręcznej w EOG), warstwa zarządzania kluczami szyfrowania dla danych szczególnie wrażliwych (paski płac, sekrety), silne szyfrowanie symetryczne branżowego standardu dla tokenów OAuth social media szyfrowanych przed zapisem w bazie danych.
• Hashowanie haseł: algorytm bcrypt z 12 rundami solenia — oryginalne hasła nie są nigdy przechowywane ani logowane.
• Pseudonimizacja: adresy IP zapisywane w dzienniku audytu są hashowane algorytmem SHA-256 z solą kryptograficzną przed zapisem — w tej tabeli oryginalny adres IP nie jest przechowywany. Adres IP powiązany z sesją użytkownika lub gościa przechowywany jest w postaci pierwotnej i usuwany razem z rekordem sesji (§3.2).
• Kontrola dostępu: RBAC (Role-Based Access Control) z granularnymi uprawnieniami na poziomie modułów (allowedModules). Każdy użytkownik ma dostęp wyłącznie do przypisanych mu modułów i danych.
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA): uwierzytelnianie dwuskładnikowe oparte na jednorazowych kodach czasowych (TOTP) z opcjonalnymi kodami zapasowymi na wypadek utraty dostępu do aplikacji uwierzytelniającej.
• Izolacja danych: logiczna izolacja danych każdego klienta — dane każdego hotelu są oddzielone i niedostępne dla innych klientów platformy.
• Ochrona przed atakami: rate limiting na warstwie pamięci podręcznej w EOG (ograniczenie częstotliwości zapytań), wielowarstwowy WAF (Web Application Firewall), mechanizm anty-bot na stronie logowania oraz ochrona przed atakami DDoS realizowane we współpracy z dostawcami sieci CDN.
• Nagłówki bezpieczeństwa HTTP: Content Security Policy (CSP), X-Frame-Options, X-Content-Type-Options, X-XSS-Protection, Referrer-Policy, Permissions-Policy.
• Monitoring: warstwa logów systemowych (logi systemowe, metryki, alarmy) w infrastrukturze chmurowej w EOG; alerty bezpieczeństwa wysyłane przez bramę powiadomień.
• Blokada konta: automatyczna blokada po określonej liczbie nieudanych prób logowania.
• Powiadomienia o logowaniu: automatyczny email przy logowaniu z nowego urządzenia lub nowej lokalizacji geograficznej.
• Usuwanie danych: w momencie usunięcia przez użytkownika dane są najpierw oznaczane jako usunięte i przestają być dostępne w aplikacji. Po upływie określonego okresu ochronnego dane są trwale usuwane z bazy danych. Faza ochronna jest wyłącznie mechanizmem zabezpieczającym na wypadek pomyłki użytkownika — NIE zastępuje realizacji prawa do bycia zapomnianym (Art. 17 RODO), które wykonywane jest poprzez trwałe usunięcie po upływie okresu ochronnego LUB natychmiastowe trwałe usunięcie na uzasadnione żądanie osoby, której dane dotyczą.
• Logi audytu: system rejestruje zdarzenia bezpieczeństwa w dedykowanych logach audytowych, umożliwiając pełne odtworzenie historii operacji.

§14. Naruszenia Ochrony Danych Osobowych

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator podejmuje następujące działania zgodnie z RODO:

• Zgłoszenie do organu nadzorczego (Art. 33 RODO): Administrator bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, zgłasza je Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
• Zawiadomienie osób, których dane dotyczą (Art. 34 RODO): Jeśli naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator bez zbędnej zwłoki zawiadamia osoby, których dane dotyczą, o naruszeniu.

Zgłoszenie naruszenia do organu nadzorczego zawiera w szczególności:

• Opis charakteru naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazanie kategorii i przybliżonej liczby osób, których dane dotyczą.
• Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji.
• Opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych.
• Opis środków zastosowanych lub proponowanych przez Administratora w celu zaradzenia naruszeniu, w tym w stosownych przypadkach środków w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.

Administrator prowadzi rejestr naruszeń ochrony danych osobowych, w którym dokumentuje wszelkie naruszenia, ich skutki oraz podjęte działania zaradcze.

§15. Ochrona Danych Dzieci

Platforma Pure Alpha jest usługą B2B (Business to Business) przeznaczoną wyłącznie dla przedsiębiorców z branży hotelarskiej i turystycznej. Platforma nie jest kierowana do osób poniżej 16. roku życia (lub niższego progu określonego przepisami krajowymi państw członkowskich, w zakresie 13–16 lat).

Usługodawca świadomie nie zbiera danych osobowych dzieci poniżej 16 lat. Jeśli Usługodawca stwierdzi, że nieumyślnie zebrał dane osobowe dziecka poniżej 16 roku życia, niezwłocznie podejmie kroki w celu ich usunięcia z systemów Platformy.

Jeśli rodzic lub opiekun prawny uzyska informację, że dane osobowe jego dziecka poniżej 16 roku życia zostały zebrane przez Platformę, powinien niezwłocznie skontaktować się z Administratorem na adres email podany w §1 niniejszej Polityki.

15.1. Aplikacje mobilne — deklaracje w sklepach aplikacyjnych

Wszystkie aplikacje mobilne Pure Alpha (Pure Alpha Group, Pure Alpha Employee, Pure Alpha Loyal, PureRestaurant) są klasyfikowane w Google Play Console i App Store Connect jako aplikacje NIE przeznaczone dla dzieci:

• Google Play — Target audience and content: grupa wiekowa „18+ Adults only” — aplikacje NIE uczestniczą w programie Google Play Designed for Families i nie są kierowane do osób poniżej 18 roku życia.
• Apple App Store — Age Rating: kategoria 17+, brak deklaracji Made for Kids oraz brak uczestnictwa w programie Kids Category Program firmy Apple.
• Zgodność z COPPA (Children's Online Privacy Protection Act, USA): Usługodawca świadomie nie zbiera danych dzieci poniżej 13 lat. Aplikacje nie zawierają reklam ukierunkowanych na dzieci ani treści przeznaczonych dla dzieci.

Pure Alpha Group jest udostępniana wybranym uczestnikom wydarzeń grupowych zorganizowanych przez hotele (np. weselom, konferencjom) wyłącznie za pośrednictwem unikalnego linku zaproszenia. Pure Alpha Employee jest udostępniana wyłącznie pracownikom hoteli zatrudnionym zgodnie z przepisami prawa pracy. Pure Alpha Loyal jest skierowana do dorosłych gości hotelowych biorących udział w programie lojalnościowym hotelu.

§16. Zmiany Polityki Prywatności

Usługodawca zastrzega sobie prawo do aktualizacji i zmiany niniejszej Polityki Prywatności w dowolnym momencie, w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, praktykach biznesowych lub funkcjonalnościach Platformy.

O istotnych zmianach w Polityce Prywatności Usługodawca poinformuje:

• Drogą elektroniczną — emailem na adres podany w koncie użytkownika.
• Powiadomieniem w Platformie — widocznym po zalogowaniu.
• Z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie, umożliwiając zapoznanie się ze zmianami i podjęcie ewentualnych działań.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna pod adresem: /polityka-prywatnosci

§17. Aplikacje Mobilne Pure Alpha

Niniejszy rozdział uzupełnia §§1–16 o  informacje wymagane przez Google Play Store (Data Safety), Apple App Store (Privacy Nutrition Label) oraz RODO w kontekście dystrybucji i eksploatacji aplikacji mobilnych Pure Alpha. W razie rozbieżności pomiędzy ogólnymi postanowieniami §§1–16 a postanowieniami niniejszego §17 pierwszeństwo dla użytkowników aplikacji mobilnych mają postanowienia bardziej szczegółowe wskazane w §17.

17.1. Aplikacje objęte niniejszą Polityką

Polityka Prywatności obejmuje następujące aplikacje mobilne Usługodawcy:

Wszystkie wymienione aplikacje są dystrybuowane wyłącznie przez oficjalne sklepy: Google Play Store (Google LLC) oraz Apple App Store (Apple Inc.). Pure Alpha nie udostępnia plików instalacyjnych APK/AAB/IPA z innych źródeł (tzw. sideloading) i nie ponosi odpowiedzialności za aplikacje pobrane z niezweryfikowanych źródeł.

17.2. Role w przetwarzaniu danych w aplikacjach mobilnych

W zakresie danych użytkowników aplikacji mobilnych role stron rozkładają się następująco:

• Hotel (korzystający z Platformy) — administrator danych uczestników wydarzeń grupowych (Pure Alpha Group), pracowników (Pure Alpha Employee) oraz uczestników programu lojalnościowego (Pure Alpha Loyal). To hotel decyduje o celach i środkach przetwarzania danych tych osób, zaprasza ich do aplikacji i publikuje treść (agenda, ogłoszenia, vouchery, oferty).
• Pure Alpha (Usługodawca) — podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu art. 28 RODO, działający wyłącznie na udokumentowane polecenie hotelu (umowa powierzenia, DPA — /dpa). Pure Alpha dostarcza warstwę techniczną aplikacji, hosting na infrastrukturze chmurowej w EOG, monitoring oraz wsparcie.
• Pure Alpha jest natomiast administratorem danych w wąskim zakresie niezbędnym do działania samej aplikacji i wymagań sklepu aplikacyjnego — w szczególności w odniesieniu do tokenów powiadomień push, logów awarii i diagnostyki technicznej w celu utrzymania jakości usługi.

Polityka Prywatności konkretnego hotelu, w którego imieniu Pure Alpha przetwarza dane gościa, jest dostępna pod adresem wskazanym przez ten hotel w jego profilu konfiguracyjnym i ma pierwszeństwo dla danych gości tego hotelu.

17.3. Kategorie danych zbieranych przez aplikacje mobilne

Poniżej szczegółowy wykaz kategorii danych przetwarzanych w każdej z aplikacji. Zakres odpowiada deklaracji w Google Play Data Safety oraz Apple App Store Privacy Nutrition Label.

17.3.1. Pure Alpha Group com.purealpha.group

• Dane identyfikujące: imię, nazwisko, adres email, numer telefonu (opcjonalnie), preferencje pokoju.
• Dane logowania: tracking ID portalu (przekazywany przez hotel w zaproszeniu), PIN portalu (4–6 cyfr, przechowywany lokalnie wyłącznie w zaszyfrowanym Secure Store systemu operacyjnego), token sesji JWT.
• Treści wprowadzone manualnie: odpowiedź RSVP (Yes/No/Maybe), notatki tekstowe związane z wydarzeniem.
• Token powiadomień push: token Firebase Cloud Messaging (FCM, Android) lub Apple Push Notification service (APNs, iOS) — wyłącznie w celu doręczania powiadomień o ogłoszeniach organizatora i zmianach agendy.
• Dane techniczne i diagnostyczne: wersja aplikacji, wersja systemu operacyjnego, model urządzenia, zanonimizowane logi awarii (crash reports). Aplikacja nie zbiera identyfikatorów reklamowych Advertising ID (Google) ani IDFA (Apple).

17.3.2. Pure Alpha Employee com.purealpha.employee

• Dane konta pracownika: imię, nazwisko, username, email służbowy, departament, stanowisko, slug hotelu zatrudniającego.
• Dane logowania: hasło (przechowywane wyłącznie po stronie serwera w formie zahashowanej bcrypt z 12 rundami solenia — nigdy w aplikacji), PIN/biometryczny token uwierzytelnienia lokalnego (Face ID, Touch ID, Android Biometric), token sesji JWT z okresem ważności 8 godzin.
• Dane lokalizacji: przybliżona lub precyzyjna lokalizacja GPS — tylko w momencie rejestracji obecności w pracy (clock-in/out), na potrzeby weryfikacji że pracownik znajduje się na terenie hotelu (geofencing). Lokalizacja nie jest zbierana w tle i przetwarzanie odbywa się wyłącznie w trakcie używania aplikacji. Współrzędne GPS nie są przechowywane — po sprawdzeniu geofence zapisywany jest wyłącznie wynik weryfikacji (w zasięgu / poza zasięgiem obiektu), bez utrwalania trasy ani ciągłego śledzenia.
• Zdjęcia z aparatu i biblioteki zdjęć: skany kodów QR (np. wejście do strefy hotelu) oraz zdjęcia dokumentów kadrowych (np. zaświadczenie o niezdolności do pracy), wybrane manualnie przez pracownika.
• Nagrania audio: opcjonalne notatki głosowe do raportów zmiany, nagrywane wyłącznie po świadomym uruchomieniu funkcji nagrywania przez pracownika.
• Treści wprowadzone manualnie: rejestr czasu pracy, zadania, notatki ze zmian, wiadomości w komunikatorze zespołu.
• Token powiadomień push: FCM / APNs — do powiadomień o zmianach grafiku, wiadomościach zespołu, alertach kadrowych.
• Dane techniczne i diagnostyczne: wersja aplikacji, wersja OS, model urządzenia, anonimowe logi awarii. Brak zbierania identyfikatorów reklamowych.

17.3.3. Pure Alpha Loyal com.purealpha.loyal

• Dane identyfikujące: numer telefonu (klucz konta założonego w aplikacji), imię, nazwisko, adres e-mail (opcjonalny — potwierdzany kodem wysłanym na ten adres; wymagany dopiero przy zapisie do programu lojalnościowego hotelu oraz przy rezerwacji), numer karty lojalnościowej, data urodzenia (opcjonalnie, na potrzeby ofert urodzinowych za zgodą).
• Dane logowania: jednorazowy kod SMS — przechowywany wyłącznie jako skrót kryptograficzny, ważny 5 minut — albo token portalowy przekazany w linku startowym przez hotel; w obu przypadkach sesja JWT. Numer telefonu i adres e-mail trafiają do bramki SMS / poczty wyłącznie w celu doręczenia kodu (wiersz „Specialized email/SMS gateway providers” w tabeli odbiorców).
• Zdjęcie profilowe (avatar): wybrane manualnie z biblioteki zdjęć urządzenia.
• Historia uczestnictwa w programie: liczba punktów lojalnościowych, wykorzystane vouchery, historia pobytów w hotelu.
• Token powiadomień push: FCM / APNs — do powiadomień o nowych ofertach, kończących się voucherach i komunikatach hotelu.
• Dane techniczne i diagnostyczne: wersja aplikacji, OS, model urządzenia, anonimowe logi awarii. Brak zbierania identyfikatorów reklamowych.

Usunięcie konta: gość może trwale usunąć konto bezpośrednio w aplikacji (zakładka „Konto” → „Usuń konto”). Usunięcie obejmuje konto prowadzone przez Pure Alpha: adres e-mail, numer telefonu, imię i nazwisko, zdjęcie profilowe, obserwowane hotele, zapisane oferty oraz token powiadomień push. Członkostwo w programie lojalnościowym, punkty i historia pobytów pozostają u hotelu, który jest ich administratorem — zostają jedynie odpięte od usuwanego konta, a wniosek o ich usunięcie gość kieruje do hotelu (patrz pkt 10.3).

17.3.4. PureRestaurant com.purealpha.restaurant

Administrator danych konta: konto gościa w aplikacji jest wspólne dla wszystkich lokali korzystających z Platformy i jego administratorem jest Pure Alpha. Administratorem danych pojedynczego zamówienia (pozycje, kwota, adres dostawy) pozostaje lokal, który je realizuje — restaurator widzi wyłącznie własne zamówienia.

• Dane identyfikujące: numer telefonu (klucz konta, wymagany), imię, adres e-mail (opcjonalny — służy wyłącznie do wysyłki rachunku za zamówienie i wymaga potwierdzenia linkiem).
• Dane logowania: jednorazowy kod SMS, token sesji przechowywany na urządzeniu wyłącznie jako skrót kryptograficzny.
• Dane zamówienia: zamówione pozycje, kwota, wybrany kanał (odbiór osobisty albo dowóz), godzina odbioru.
• Adres dostawy i lokalizacja: zbierane wyłącznie przy wyborze dowozu — adres podany przez gościa oraz opcjonalnie punkt na mapie wskazany przyciskiem „Ustal moją lokalizację”, służący do wyliczenia odległości i opłaty za dowóz. Przy odbiorze osobistym lokalizacja nie jest zbierana.
• Punkty lojalnościowe: saldo punktów osobne dla każdego lokalu — punkty zebrane w jednej restauracji nie są przenoszone do innej.
• Token powiadomień push: FCM / APNs — wyłącznie do powiadomienia, że zamówienie jest gotowe do odbioru.
• Dane techniczne i diagnostyczne: wersja aplikacji, OS, model urządzenia, anonimowe logi awarii. Brak zbierania identyfikatorów reklamowych i brak śledzenia między aplikacjami.

Usunięcie konta: gość może trwale usunąć konto bezpośrednio w aplikacji (zakładka „Konto” → „Usuń konto”), a także pobrać kopię swoich danych. Usunięcie obejmuje dane konta; dokumentacja zamówień pozostaje u  lokalu w zakresie wymaganym przepisami podatkowymi.

17.4. Uprawnienia systemowe Android i iOS

Aplikacje deklarują w manifeście Android oraz Info.plist iOS wyłącznie uprawnienia faktycznie wykorzystywane. Każde uprawnienie wymaga zgody użytkownika udzielonej w czasie rzeczywistym (runtime permissions) i może zostać cofnięte w ustawieniach systemu operacyjnego.

17.4.1. Pure Alpha Group — uprawnienia

• POST_NOTIFICATIONS (Android 13+) / UNAuthorizationOptionAlert (iOS) — powiadomienia push o ogłoszeniach organizatora. Opcjonalne.
• INTERNET (Android, automatyczne) — komunikacja z serwerem Pure Alpha.

Aplikacja nie żąda dostępu do aparatu, lokalizacji, mikrofonu, kontaktów, kalendarza, plików, ani identyfikatorów reklamowych.

17.4.2. Pure Alpha Employee — uprawnienia

• android.permission.CAMERA / NSCameraUsageDescription — skanowanie kodów QR (np. wejście do stref hotelu, weryfikacja pracownika w recepcji).
• android.permission.RECORD_AUDIO — opcjonalne notatki głosowe do raportów zmiany. Wymagana jednorazowa zgoda runtime, można odwołać w dowolnym momencie.
• android.permission.USE_BIOMETRIC, android.permission.USE_FINGERPRINT / NSFaceIDUsageDescription — uwierzytelnienie lokalne (Face ID, Touch ID, odcisk palca, rozpoznawanie twarzy Android). Dane biometryczne nigdy nie opuszczają urządzenia — są przetwarzane wyłącznie przez Secure Enclave (Apple) / Android Keystore w celu odblokowania lokalnego tokena sesji.
• android.permission.ACCESS_COARSE_LOCATION, android.permission.ACCESS_FINE_LOCATION / NSLocationWhenInUseUsageDescription — weryfikacja lokalizacji w trakcie rejestracji obecności w pracy (geofencing). Tylko podczas używania aplikacji. Brak dostępu w tle (Background Location NIE jest deklarowane).
• NSPhotoLibraryUsageDescription (iOS) / brak osobnego uprawnienia Android (system Photo Picker) — wybór zdjęcia dokumentu do przesłania (np. zaświadczenie lekarskie).
• POST_NOTIFICATIONS — powiadomienia o zmianach grafiku i wiadomościach.
• INTERNET — komunikacja z serwerem.

17.4.3. Pure Alpha Loyal — uprawnienia

• NSPhotoLibraryUsageDescription / Android Photo Picker — wybór zdjęcia profilowego.
• android.permission.RECORD_AUDIO — opcjonalna wiadomość głosowa do hotelu (np. zapytanie o dostępność). Wymaga zgody runtime.
• POST_NOTIFICATIONS — powiadomienia o ofertach i voucherach.
• INTERNET — komunikacja z serwerem.

17.4.4. PureRestaurant — uprawnienia

• android.permission.ACCESS_COARSE_LOCATION / ACCESS_FINE_LOCATION / NSLocationWhenInUseUsageDescription — opcjonalne, wyłącznie przy wyborze dowozu i wyłącznie po naciśnięciu przycisku „Ustal moją lokalizację”, w celu wyliczenia odległości i opłaty za dowóz (§17.3.4). Przy odbiorze osobistym uprawnienie nie jest wykorzystywane; aplikacja nie śledzi położenia w tle.
• POST_NOTIFICATIONS (Android 13+) / UNAuthorizationOptionAlert (iOS) — powiadomienie, że zamówienie jest gotowe do odbioru. Opcjonalne.
• INTERNET — komunikacja z serwerem.

Aplikacja nie żąda dostępu do mikrofonu, kontaktów, kalendarza ani identyfikatorów reklamowych.

17.5. Powiadomienia push (FCM, APNs)

Powiadomienia push są dostarczane wyłącznie za pośrednictwem oficjalnych usług dystrybucji:

• Firebase Cloud Messaging (FCM) — dostawca: Google LLC. Treść powiadomienia jest przekazywana do serwerów Google w celu doręczenia na urządzenie użytkownika. Pure Alpha minimalizuje treść powiadomień (np. „Masz nową wiadomość” zamiast pełnej treści wiadomości) — szczegóły wyświetlają się dopiero po otwarciu aplikacji.
• Apple Push Notification service (APNs) — dostawca: Apple Inc. Analogicznie do FCM, dane routowane przez serwery Apple.

Token urządzenia (Push Token) jest powiązany z kontem użytkownika i przechowywany na serwerach Pure Alpha w celu kierowania powiadomień. Po wylogowaniu lub odinstalowaniu aplikacji token traci ważność i jest usuwany w ramach cyklu retencji — 180 dni od ostatniej aktywności.

Powiadomienia można w każdej chwili wyłączyć w ustawieniach systemu operacyjnego (Ustawienia → Powiadomienia → Pure Alpha) lub w ustawieniach samej aplikacji.

17.6. Identyfikatory urządzeń i reklamy

• Aplikacje NIE zbierają Advertising ID (AAID, Android) ani Identifier for Advertisers (IDFA, iOS).
• Aplikacje NIE wyświetlają reklam ani zewnętrznych, ani natywnych. Brak integracji z sieciami reklamowymi (np. AdMob, Meta Audience Network).
• Aplikacje NIE udostępniają danych użytkowników brokerom danych ani podmiotom trzecim w celach reklamowych.
• Brak śledzenia między aplikacjami (cross-app tracking). Apple App Tracking Transparency: aplikacje nie wywołują dialogu śledzenia, ponieważ nie śledzą użytkownika w innych aplikacjach i stronach.

17.7. Bezpieczeństwo aplikacji mobilnej

• Transport: cała komunikacja z serwerem odbywa się przez HTTPS (TLS 1.2+ z preferencją TLS 1.3), z certyfikatami wydanymi przez zaufane CA i weryfikowanymi przez system operacyjny urządzenia.
• Tokeny i sekrety w urządzeniu: przechowywane wyłącznie w chronionym magazynie systemu operacyjnego — Keychain (iOS, z ochroną zależną od urządzenia, np. wymóg odblokowania Face ID/Touch ID) oraz Encrypted SharedPreferences/Keystore (Android). Tokeny nigdy nie są zapisywane w zwykłych plikach aplikacji.
• Sesje: tokeny JWT z krótkim czasem ważności (8 godzin dla Employee, 24 godziny dla Group/Loyal), możliwa zdalna unieważnienie po stronie serwera.
• Lokalna autoryzacja biometryczna (Employee): dane biometryczne pozostają wyłącznie w Secure Enclave/Android Keystore — Pure Alpha NIE otrzymuje obrazu twarzy, odcisku palca ani innych szablonów biometrycznych. Aplikacja otrzymuje wyłącznie sygnał binarny „uwierzytelniono / nie uwierzytelniono”.
• Aktualizacje: krytyczne aktualizacje bezpieczeństwa są dystrybuowane przez Google Play Store i Apple App Store. Wymuszone aktualizacje (force-update) dla wersji niezgodnych z wymaganiami bezpieczeństwa.

17.8. Mapowanie na Google Play Data Safety

Zgodnie z wymaganiem Google Play Console → Data safety, Pure Alpha deklaruje dla aplikacji mobilnych:

Praktyki bezpieczeństwa danych zadeklarowane w Data Safety:

• Dane są szyfrowane w transporcie (TLS).
• Użytkownik może zażądać usunięcia danych zgodnie z Art. 17 RODO — instrukcje w §17.10.
• Aplikacja przechodzi coroczny audyt bezpieczeństwa zgodności RODO.

17.9. Mapowanie na Apple App Store Privacy Nutrition Label

• Data Used to Track You — brak. Pure Alpha nie śledzi użytkowników między aplikacjami ani stronami w celach reklamowych.
• Data Linked to You — dane konta (imię, email, telefon), identyfikatory użytkownika, treści użytkownika (notatki, RSVP), historia zakupów/voucherów (tylko Loyal), lokalizacja (Employee — przy clock-in/out; PureRestaurant — opcjonalnie przy wyborze dowozu), dane zamówienia i adres dostawy (PureRestaurant), tożsamość pracownika (Employee), push token (wszystkie). Cel: App Functionality.
• Data Not Linked to You — logi awarii, dane diagnostyczne (model urządzenia, wersja OS, wersja aplikacji). Cel: App Functionality + Analytics (own).

17.10. Usunięcie danych z poziomu aplikacji (Art. 17 RODO)

Zgodnie z wymaganiem Google Play User Data policy — Account deletion użytkownik może w dowolnym momencie zażądać usunięcia konta i powiązanych danych:

• W aplikacji: Ustawienia → Moje konto → Usuń konto — uruchamia żądanie usunięcia, potwierdzane e-mailem.
• Webowo: formularz /data-deletion — zgodny z wymaganiem Google Play „web-based account deletion option”.
• E-mail: wiadomość na adres podany w §1 z tematem „Wniosek o usunięcie konta”.

Cykl usunięcia: soft-delete niezwłoczny (konto dezaktywowane, dane odłączone od interfejsów aktywnych w ciągu 24 godzin), hard-delete 90 dni od soft-delete (realizowany przez automatyczny proces czyszczenia danych). Wyjątki retencji wynikają z obowiązków prawnych — w szczególności dokumentacja pracownicza (akta osobowe) prowadzona w module Pure Alpha Employee przechowywana jest przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (art. 94⁴ § 1 Kodeksu pracy — dla stosunków pracy zawartych po 1 stycznia 2019 r.; dla stosunków wcześniejszych co do zasady 50 lat, z ustawowymi wyjątkami). Jest to kategoria odrębna od danych płacowych przechowywanych dla celów podatkowych przez 5 lat (zob. §9 niniejszej Polityki).

17.11. Aktualizacje aplikacji i wycofanie wsparcia (EOL)

• Aplikacje są aktualizowane regularnie przez Google Play i App Store. Krytyczne aktualizacje bezpieczeństwa mogą być wymuszone — starsze wersje mogą zostać zablokowane do czasu aktualizacji.
• Wycofanie aplikacji ze sklepu (app deprecation) zostanie ogłoszone z co najmniej 90-dniowym wyprzedzeniem przez powiadomienie w aplikacji, email i ogłoszenie na stronie /legal/changelog. Eksport danych będzie możliwy w tym okresie zgodnie z prawem do przenoszenia danych (Art. 20 RODO).

17.12. Kontakt w sprawach aplikacji mobilnych

Pytania dotyczące przetwarzania danych w aplikacjach mobilnych można kierować:

• Do Pure Alpha — na adres kontaktowy w sprawach ochrony danych wskazany w §1.
• Do hotelu udostępniającego aplikację (kontroler danych) — dane kontaktowe wskazane w polityce prywatności hotelu lub w samej aplikacji (sekcja „O hotelu”).
• Do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) — w przypadku skargi: uodo.gov.pl — lub do właściwego organu nadzorczego państwa członkowskiego UE/EFTA zwykłego pobytu osoby, której dane dotyczą (wykaz organów oraz link do Europejskiej Rady Ochrony Danych — EDPB — znajdują się w §10.8).